Willst du produktiver sein statt nur beschäftigt? Das Pareto Prinzip kann dir dabei helfen.

Unser Alltag fühlt sich manchmal an, als würden wir unserer To-do-Liste hinterherrennen. Selten haben wir dabei Zeit, zu hinterfragen, ob das, was wir da gerade machen, wirklich wichtig ist.

Doch was wäre, wenn ich dir dabei helfen könnte, 80 Prozent deiner To-dos zu reduzieren und dich auf die wirklichen Erfolge zu fokussieren?

Was ist das Pareto Prinzip?

Um das umzusetzen, lohnt sich ein Blick auf eine Beobachtung, die der italienische Ökonom Vilfredo Pareto schon im 19. Jahrhundert machte.

Pareto stellte fest, dass sich die Landverteilung in Italien ungleich entwickelte. Rund 80 Prozent des gesamten Grundbesitzes befand sich in den Händen von nur 20 Prozent der Gesamtbevölkerung.

Das Überraschende: Diese Verteilung tritt wie eine Art Gesetzmäßigkeit immer wieder auf. Deshalb gab man ihr den Namen ihres ursprünglichen Entdeckers: Das Pareto Prinzip.

Im übertragenen Sinne kann man das Prinzip so erklären: Wenige Ursachen sind für eine Mehrheit der Ergebnisse verantwortlich. Entscheidend ist nicht die exakte Verteilung (80/20), sondern das grundlegende Missverhältnis.

Quelle

Keller, G., & Papasan, J. (2019). The one thing: Die überraschend einfache Wahrheit über aussergewöhnlichen Erfolg (5. Auflage). Redline Verlag. S. 41.

Das Pareto Prinzip taucht überall im Leben auf.

  • 1 Prozent der Weltbevölkerung besitzt einen beträchtlichen Anteil des globalen Reichtums (je nach Schätzung z.B. 38 Prozent).
  • Wenige Top-Performer generieren einen Großteil des Outputs eines Unternehmens.
  • Ein kleiner Prozentsatz an Wörtern macht den Großteil des gesamten Sprachgebrauchs aus.

Wie sieht es bei dir aus? Erkennst du die 80/20-Regel auch in deinem Alltag?

  • Sind vielleicht nur 20 Prozent deiner Meetings erfolgsentscheidend? Könnte man sich den Großteil dieser Zeit durch bessere Vorbereitung oder konkretere Entscheidungsfindung sparen?
  • Verursacht vielleicht eine geringe Anzahl an Personen den Großteil deiner täglichen To-dos? Hast du ein paar wenige Kunden, die besonders betreuungsintensiv sind oder vielleicht Kollegen und Führungskräfte, die dich mit E-Mails überhäufen, weil sie jedes Problem an dich weiterleiten?

Was das Pareto Prinzip für deinen Alltag bedeutet.

  • Im Studium könnte dich eine bestimmtes Thema besonders wichtig für deine nächste Prüfung sein.
  • Als Schüler könnte dich eine einzelne Lernmethode wie das Interleaving weiter bringen als alle anderen.
  • Für dein Instrument könnte das Üben einer bestimmten Technik mit deliberate practice besonders wichtig für deinen Fortschritt sein.

Aber besonders wichtig:

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Im Arbeitsleben könnten 20 Prozent deiner täglichen To-Dos für bis zu 80 Prozent deines gesamten Outputs verantwortlich sein.

Wie du die 80/20-Regel anwendest, um produktiver zu sein.

Viele der Dinge, die wir täglich tun, bewirken wenig bis nichts. Nur weil man viel tut, ist man noch lange nicht erfolgreich, sondern oft einfach nur beschäftigt.

Das Pareto Prinzip dient nicht dazu, 80 Prozent deiner Arbeitsleistung einzustellen, auch wenn es gerne so dargestellt wird. Es ist nicht das Ziel, nur noch 20 Prozent deiner Arbeitszeit produktiv zu sein, sondern 100 Prozent deiner Zeit mit den 20 Prozent der wichtigsten Tätigkeiten auszufüllen.

Das bedeutet, dass du z.B. nicht völlig auf E-Mails verzichten kannst. Manche administrative Tätigkeiten lassen sich nicht vermeiden bzw. sorgen für die Stabilität des Ganzen. Sie sollten dich allerdings nicht von deinem eigentlichen Ziel abhalten.

Bei der Anwendung dieser Produktivitätsregel geht es um erfolgsorientierte Priorisierung. Erst Strategie, dann Taktik. Erst Vision, dann Tagesgeschäft.

Doch wie wendet man das nun konkret an, um die wichtigsten Aufgaben zu identifizieren? Ein Ansatz, inspiriert von dem Buch The One Thing, ist die Umwandlung deiner herkömmlichen To-do-Liste in eine Erfolgsliste.

Wie du deine To-do-Liste in eine Erfolgsliste verwandelst.

1. Erstelle eine Vision

Wann hast du dich das letzte Mal gefragt, wofür du überhaupt eingestellt wurdest? Was ist deine wichtigste Aufgabe? Wenn du alles stehen und liegen lassen müsstest und nur noch eine Sache machen könntest, was wäre das?

Ich arbeite als Personalreferent in der Ausbildung junger Menschen. Was ist meine eigentliche Mission? Klar, die Grundprozesse müssen laufen. Sie sorgen für Stabilität. Wenn meine neuen Azubis keinen Arbeitsvertrag erhalten, kann ich meine Vision vergessen. Aber worum geht es übergeordnet?

Meiner Meinung nach geht es um die Selbstbefähigung junger Menschen. Da will ich hin. Das will ich erreichen. Dazu gehört, dass ich mir überlege, welche Probleme meine Azubis haben. Mit diesem Problemverständnis kann ich in Gespräche gehen.

Meine Vision zwingt mich, lösungsorientiert zu denken. Wie kann ich an den Problemen arbeiten? Wie kann ich meine Azubis fähiger machen? Wie können wir eine gute Ausbildung sicherstellen?

Das ist meine Vision. Diese Vision muss ich bei allem, was ich tue, im Kopf behalten. An dieser Vision muss ich mich jeden Tag messen.

Dadurch werden auch alltägliche Arbeiten erträglicher. Es ist nicht besonders spaßig, einen Vertrag zu beauftragen. Aber ohne Vertrag, keine Ausbildung. Ohne Ausbildung, kein Job. Ohne Ausbildung und ohne Job, keine Selbstbefähigung. Also: Raus mit dem Vertrag.

2. Priorisiere deine To-dos anhand deiner Vision

Schau dir deine aktuelle Aufgabenliste an. Blicke in deinen Posteingang. Sortiere deine Tätigkeiten. Was hat Priorität? Was zahlt am meisten auf deine Vision ein?

Manchmal ist nur eine Priorisierung notwendig. Überlege dir, wie stark bestimmte Aufgaben auf das große Ganze einzahlen. Verpass ihnen eine Rangfolge (1 = hoher Beitrag für Vision, 2 = mittlerer Beitrag für Vision etc.). Lege Aufgaben, die warten können, zur Seite.

Manchmal ist auch eine Eliminierung nötig. Was muss überhaupt nicht gemacht werden? Was kann delegiert oder automatisiert werden? Was sind die 20 Prozent deiner 20 Prozent? Wenn du überhaupt keine Zeit für deine Vision findest, kann Eliminierung ein großer Hebel sein.

Verliere dich nicht zu stark in der Analyse. Perfektionismus oder ein zu hohes Strukturbedürfnis ist oft nichts anderes als eine sozial anerkannte Form der Aufschieberitis. Zu viel Planung, zu wenig Handlung.

Bevor du dich in der Analyse verlierst, stell dir nur eine Frage:

Was ist die EINE Aufgabe, deren Erledigung heute den größten positiven Einfluss auf mein wichtigstes Ziel hat?

Mir fällt es selbst immer wieder aufs Neue schwer, aber ich versuche mich daran zu halten: Der Morgen ist nicht für E-Mails da. Der Morgen ist dafür da, an Projekten zu arbeiten, die auf meine Vision einzahlen.

Natürlich muss ich mich um das Tagesgeschäft kümmern. Doch ich versuche, eine Balance zwischen Vision und Alltag zu finden. Ich möchte zumindest an drei von fünf Tagen Zeit in meine Vision investieren.

Diese Art der Priorisierung ist der Kern der Anwendung des Pareto Prinzips im Alltag. Dabei hilft es dir, deine Priorisierung zu überdenken und deine Vision zu erkennen. Es dient nicht der Arbeitsvermeidung, sondern dem Fokus auf das Wesentliche.

Fokus ist die entscheidende Fähigkeit in der modernen Arbeitswelt. Indem wir To-dos, die sich kaum auf den Erfolg auswirken, aus dem Alltag eliminieren, erzeugen wir den größten Hebel.

Erfolg neu definieren mit dem Pareto Prinzip

Beschäftigung ist oft nur eine Illusion. Erfolg bedeutet nicht, alle Aufgaben zu erledigen. Erfolg bedeutet, die wichtigsten Aufgaben zu erledigen.

Ich ertappe mich oft dabei, wie ich mich frage, was ich alles zu tun habe. Das verleitet dazu, alles gleichzeitig machen wollen und der Multitasking Illusion zu verfallen. Doch wenn alles wichtig ist, sticht nichts hervor.

Deshalb frage ich dich: Was ist in deinem Alltag wirklich wichtig? Welche 20 Prozent deiner Handlungen sorgen für 80 Prozent deiner Ergebnisse? Auf diese 20 Prozent musst du dich konzentrieren (mit diesen 4 Regeln für mehr Fokus klappts).

Auch wenn dieser Artikel die 80/20-Regel als Produktivitätssystem versteht, empfehle ich jedem meiner Leser, vorsichtig mit Produktivitätsdenken zu sein. Im Link findest du eine sehr persönliche Geschichte über den Wahnsinn, zu dem das führen kann.