Alles hektisch. Alles digital. Tausend Produktivitätsapps und jeder will sie dir verkaufen. Alle sagen, wie es besser geht. Aber niemand, wie es einfacher geht.
Was, wenn wir Produktivität falsch denken? Wenn sie sich nicht anfühlen muss wie Feuer löschen?
Mit nur zwei Werkzeugen kann ich dir dabei helfen, durch analoge Planung auf alle anderen digitalen Tools zu verzichten.
Nicht besser. Nicht schneller. Nicht mehr. Sondern einfacher.
Was du brauchst? Stift und Papier. Los geht's.
Inhaltsverzeichnis
- Warum Stift und Papier?
- Die vier Funktionen eines Notizbuches
- System 1: Analoge Planung für alle
- System 2: Analoge Planung für Liebhaber
- Synthese beider Systeme.
- Analoge Planung gegen digitalen Stress
- Quellen
Warum Stift und Papier?
Digitale Anwendungen zur Planung und Organisation sind der heutige Standard. Sie sind schnell, leicht zu bearbeiten und automatisierbar. Sie können alles und sind – dank KI-Integration – mittlerweile sogar intelligent, bald vielleicht auch selbstständig.
Doch wie ich feststellen musste, funktionieren digitale Tools für viele, aber nicht für mich. Denn Apps besitzen keinen Charakter. Zumindest nicht meinen Charakter.
Es scheint widersprüchlich. Je mehr ich mich digital organisierte, desto schneller verlor ich den Überblick. Kein System funktionierte jemals so, wie ich es wollte.
Und sobald ich eine Anwendung integriert hatte, gab es da immer „nur noch diese eine andere App“. Der Appstore gleicht einem Basar.
Und auf diesem Basar stellte ich fest: Mein Kopf funktioniert besser auf Papier.
- Wohlfühlfaktor: Einen Stift in die Hand zu nehmen fühlt sich gut an. Nicht noch ein Bildschirm. Einfach nur schreiben.
- Entlastung: Wenn ich eine Idee oder ein To-do mit der Hand erfasse, kann ich loslassen. Ich komme mir vor wie Albus Dumbledore, der mit dem Zauberstab einen Gedanken aus seinem Kopf im Denkarium ablegt.
- Auffindbarkeit: Mein Gehirn erinnert sich, wo eine Information ungefähr innerhalb eines Buches steht. Eine Information in einer Cloud hingegen verliere ich aus den Augen wie Wolken am Himmel. Suchfunktionen benötigt mein Gehirn nicht, wenn ich Wissen in einem Buch verankere.
- Ruhe: Notizbücher drängen sich nicht auf. Sie schicken keine Erinnerungen. Stattdessen werden sie durch meine Schreibroutine zu einem Teil von mir. Sie ergänzen mich, statt mich zu ermahnen.
Nur um das Argument vorwegzunehmen: Der Weg mit Stift und Papier ist nicht besser. Ich bin mir sicher, es gibt für jedes meiner Argumente eine technische Antwort.
Stift und Papier sind nicht effizienter. Und sie sind definitiv eine Frage des Geschmacks. Doch für mich funktioniert dieser Weg. Und deshalb will ich ihn hier mit dir teilen.
Im folgenden Artikel stelle ich dir meine zwei Hauptsysteme für analoge Planung vor. Lass uns jedoch zuerst darüber sprechen, welche grundlegenden Funktionen Notizbücher erfüllen. So kannst du später besser deinen eigenen Weg finden.
Die vier Funktionen eines Notizbuches
In ihrem Video „The Best Way to Use a Notebook“ fasst die Youtuberin „Rachelle in theory“ die vier grundlegenden Funktionen von Notizbüchern zusammen:
- Denken: Probleme lösen. Zusammenhänge erkennen.
- Lernen: Wissen sammeln. Zusammenfassungen erstellen.
- Festhalten: Erinnerungen aufbewahren. Wichtige Momente erfassen.
- Planen: Termine, Deadlines, Aufgaben und To-dos organisieren.
Unterschiedliche Notizbücher erfüllen unterschiedliche Funktionen. So kannst du jedem Bedürfnis ein eigenständiges Notizbuch widmen, z.B. wenn du die Notizen aus deiner Psychologievorlesung nicht mit deiner Jahresplanung vermischen willst.
Unterschiedliche Bedürfnisse lassen sich jedoch auch in einem Notizbuch kombinieren. Ein Bulletjournal erfüllt sowohl die Planungsfunktion, als auch das Festhalten von Erinnerungen und dient vielen Menschen als kreativer Auslass.
Theoretisch kannst du sogar alle Funktionen in einem einzigen Notizbuch umsetzen. Das nennt sich „Zibaldone“ und ist Italienisch für „ein Haufen Dinge“ oder „Sammelsurium“. Hier darf alles rein. Tagebucheinträge, To-dos, Ideen, Buchzitate und Reflexionen dazu.
Rachelle in theory stellt die vier Notizbuchfunktionen in einem Venn-Diagramm dar:
Notizbücher sind so vielfältig wie die Menschen, die sie verwenden. Die unterschiedlichen Funktionen zu kennen bedeutet, den Kauf eines Notizbuches besser an deine Bedürfnisse anpassen zu können.
Denkst du nicht darüber nach, wird es dir wie mir ergehen: Du wirst unzählige Notizbücher kaufen und anfangen, nur um sie später in die Ecke zu werfen, weil sie nicht das tun, was du wolltest.
Mit diesem Verständnis können wir nun meine beiden Systeme einordnen.
System 1: Analoge Planung für alle
Das erste System ist ein einfaches, kariertes A5 Notizbuch.
Früher widmete ich jedem Thema ein einzelnes Notizbuch. Doch das funktionierte nicht. Die Gründe?
Der Pragmatismus: Wenn ich unterwegs bin, schleppe ich nie alle Notizbücher mit. Kommt mir dann jedoch ein Gedanke zu einem bestimmten Thema, habe ich nie das richtige Notizbuch parat.
Deshalb nutzte ich bisher ein „Auffangbuch“ im A6 Format, bis ich feststellte: Ich war zu Hause zu faul, den Gedanken in das Hauptbuch zu übertragen. Das Auffangbuch füllte sich und meine extra angeschafften Notizbücher verstaubten.
Zweitens, die Logik: Das Gehirn funktioniert nicht in strikten Kategorien. Das Ziel beim Schreiben ist, Informationen und Erkenntnisse zu vernetzen. So bleiben sie hängen.
Aus diesem Grund bevorzuge ich das scheinbare „Chaos“ eines einzelnen Notizbuches. Ein psychologischer Fakt folgt auf ein Zitat aus einem Roman. So bin ich beim Durchblättern schon auf die ein oder andere Erkenntnis gestoßen.
Aus diesem Grund treffe ich keine thematischen Unterscheidungen mehr. In mein A5 Notizbuch darf alles rein. Es ist ein klassisches „Zibaldone“.
Wie System 1 funktioniert.
Im Kern begleite ich im Zibaldone meinen Tag. Ich schreibe rein, was ich wann tue. Nicht im Stil eines Tagebuches („Liebes Tagebuch…“), sondern in kurzen Sätzen oder Stichpunkten:
- „06:45. Aufstehen. Kalt duschen. Dehnen. Kaffee.“
- „15:50. Anziehen. Fitnessstudio. Danach Einkaufen. Kochen. Essen.“
Auch meine Hobbys passen rein:
- „_18:30. Schlagzeug. 20 Minuten James Brown - Cold Sweat. Tempo: 72 bpm. Erstes Motiv funktioniert. Zweites braucht noch Arbeit.“
Meine groben Notizen benötigen meist nicht länger als ein paar Sekunden. Und das Wichtige: Sie stärken meine Schreibgewohnheit. Ich greife regelmäßig zu Stift und Papier, ohne darüber nachzudenken.
Doch nicht nur was ich tue darf in das Notizbuch, sondern auch was ich denke. Am Sonntag, den 23.11.2025, notierte ich z.B. meine Lieblingspassagen aus dem Buch „Knulp“ von Hermann Hesse und ein paar Gedanken dazu.
Und der Artikel, den du hier liest, ist auch in meinem Zibaldone entstanden. Und genau deshalb funktioniert das System so gut.
Warum System 1 funktioniert.
Eine zentrale Anlaufstelle
Anders als früher trenne ich Themen nicht mehr. Denn sobald das Interesse an etwas abnimmt, liegt das Buch in der Ecke. Für etwas anderes verwenden will ich es dann nicht mehr, denn nun trägt es schon einen „Stempel“.
Das Resultat: viele angefangene, aber kein vollgeschriebenes Notizbuch.
Heute landen fast all meine Notizen in meinem Zibaldone. Ich muss nicht mehr darüber nachdenken, zu welchem Notizbuch ich greife. Jeder Gedanke liegt an der gleichen Stelle. Und so finde ich auch alles wieder.
Eine zentrale Gewohnheit
Indem ich meinen Tag begleite und alles eintragen darf, gibt es immer einen Grund zu schreiben. Der Stift hört nicht auf sich zu bewegen.
Das System funktioniert, weil ich es nicht nur ab und zu nutze, sondern kontinuierlich. Es ist mein ständiger Begleiter. Die Zeilen füllen sich von allein und das fühlt sich gut an.
Chaos bekämpfen. Chaos begleiten.
Noch chaotischer, als alles in ein Notizbuch zu schreiben, erscheint es mir, alles auf fünf verschiedene Notizbücher zu verteilen. Geschmackssache.
Doch was von außen chaotisch wirkt, besitzt eine ordnende Wirkung. Das Zibaldone hilft mir, meine Gedanken an einer zentralen Stelle zu sortieren, Muster und Zusammenhänge zu erkennen und somit Ordnung in das alltägliche Chaos zu bringen.
Das Notizbuch ist wie das Leben. Chaotische Regelmäßigkeit. Und das beruhigt mich.
Das Problem der Auffindbarkeit wichtiger Mitschriften lässt sich übrigens durch eine einfache Kennung im Inhaltsverzeichnis lösen, z.B. „01/20251123". Diese Kennung liest sich als „Mitschrift ist in Notizbuch Nummer 1 am 23.11.2025 zu finden“.
Das eigene Verhalten beobachten.
Barbara Oakley empfiehlt in ihrem Buch „A Mind for Numbers“ den eigenen Tagesablauf schriftlich festzuhalten. Der Grund?
Einen Großteil des Tages befinden wir uns im „Zombiemodus“. Manchmal irren wir wie im Autopilot durch den Tag und so schleichen sich leicht schlechte Gewohnheiten ein.
Den Tagesverlauf schriftlich zu begleiten, erlaubt es, das eigene Verhalten zu beobachten. Und das bringt unerwünschte Gewohnheiten ans Tageslicht.
Ich stelle mir das vor wie in einem Schwertkampf gegen einen unsichtbaren Gegner. Mein Zibaldone überschüttet den Feind mit Farbe, wodurch ich ihn sehen und bekämpfen kann.
In der Vergangenheit hatte ich keine Ahnung, wie viel Youtube ich täglich guckte. Als ich das jedoch mal Schwarz auf Weiß sah, bekam ich automatisch Bauchschmerzen. So viel Zeit verschwende ich in einen endlosen Kaninchenbau?
Das Notizbuch regulierte meine Prokrastination ohne einen Coach. Die 20 Euro für ein Notizbuch schonen somit auch den Geldbeutel (falls du auch öfters prokrastinierst, findest du hier einen nützlichen Artikel, der dagegen hilft).
System 1 funktioniert, weil es mich durch seine Freiheiten zum Schreiben motiviert. Es dient mir als zentrale Anlaufstelle für Ideen und Gedanken und hilft mir beim Erkennen von Verhaltensmustern.
So bekämpft es das Chaos in meinem Kopf und das fühlt sich gut an. Und wenn ein Notizbuch sich gut anfühlt, macht es alles richtig.
Theoretisch lässt sich in einem Zibaldone also alles darstellen: Lernen, Denken, Festhalten und Planen. Für den letzten Aspekt nutze ich jedoch gerne ein zweites System, das ich dir als nächstes vorstelle.
System 2: Analoge Planung für Liebhaber
Das zweite System dient ausschließlich der vorausschauenden Organisation meiner Woche.
Dafür nutze ich einen Papierplaner im Wochenlayout. Das muss keine spezifische Marke sein. Fast jeder Hersteller von Notizbüchern bietet mittlerweile etwas ähnliches an.
Hier ein paar Empfehlungen:
- Hobonichi (japanisch)
- Leuchtturm (deutsch)
- Moleskine (italienisch)
Die Marke ist unerheblich. Das Notizbuch muss dir lediglich gefallen, damit du es nutzt.
Wenn du in Richtung Bullet Journal tendierst, könntest du dir das Layout auch in ein normales Notizbuch einzeichnen. Du benötigst kein extra Produkt, solange du bereit bist, das Gestalten zu übernehmen.
Wichtig ist letztlich nicht, welches, sondern wie du ein Werkzeug verwendest. Und so funktioniert System 2 für mich:
Wie System 2 funktioniert.
Mein Planer ist in eine Jahres-, Monats- und Wochenübersicht untergliedert. Zusätzlich bietet er am Ende einige Notizbuchseiten.
Die Jahresübersicht
Hier ist das gesamte Jahr auf 2 Seiten für einen schnellen Überblick abgebildet. Ich benutze die Jahresübersicht daher ausschließlich für Geburtstage und für Farbcodes (Urlaub, Feiertage, Müll, Hausordnung).
Eine Methode für Fortgeschrittene: Wenn ich eine neue Gewohnheit etablieren will (2025 war das z.B. kalt duschen), hake ich den jeweiligen Wochentag in der Jahresübersicht ab, an dem ich mich an die neue Gewohnheit gehalten habe.
So entsteht die Verbindlichkeit, die daraus resultierende Kette nicht zu unterbrechen (das ist das „Don't break the chain“-Prinzip von Jerry Seinfeld).
PS: Warum das funktioniert und wie auch du neue Gewohnheiten besser umsetzt, erfährst du hier.
Die Monatsübersicht
Die Monatsübersicht erlaubt eine genauere Planung. Hier erfasse ich genaue Termine inkl. Uhrzeit.
Was letztes Jahr gut für mich funktionierte: Budgetplanung. In der Monatsübersicht schrieb ich auf, wie viel Geld ich täglich ausgab (mit einer einfachen Minuszahl am unteren Ende des Tages).
Die Wochenübersicht
Hier liegt der Hauptnutzen des Planers. Die Jahres- und Monatsübersicht sind das Steuer. Die Wochenübersicht ist der Motor.
Sie besteht aus zwei Teilen. Die Notizseite rechts nutze ich für sogenannte „brain dumps“. Dabei spucke ich alle To-dos auf's Papier, die mir für die nächste Woche in den Sinn kommen. Barbara Oakley empfiehlt, nicht mehr als 20-25 Punkte zu notieren2.
Da ich meinen Planer ausschließlich für private Zwecke nutze, taucht in dem „brain dump“ alles auf von zu schreibenden Artikeln, Social Media Beiträgen und Recherchearbeiten, bis hin zu „Bett neu beziehen“ oder „Staubsaugen“ (Staubsaugen könnte vielleicht häufiger drauf stehen).
Alles, was mir in den Sinn kommt, landet am Ende der Woche auf der Seite. Da ich den Planer privat nutze, mache ich das am Sonntag. Wenn du etwas Ähnliches im Job umsetzen willst, empfehle ich dir den Freitag, damit du am Wochenende nicht an die Arbeit denken musst.
Wenn alles auf Papier steht, erfolgt eine einfache Priorisierung:
- 1 = Müssen. Heute.
- 2 = Wollen. Heute oder morgen.
- 3 = Sollen. Diese Woche.
- 4 = Können. Irgendwann.
3er und 4er Aufgaben rühre ich erst an, wenn alle 1er und 2er erledigt sind.
Jetzt beginnt Teil zwei der Planung. Auf die Wochenübersicht links ziehe ich mir die Aufgaben aus dem „brain dump“ mit der höchsten Priorität, die ich erledigen will oder muss.
In der Regel halte ich mich dabei an die T5T-Methode („Top 5 Things“) des NVIDIA-Gründers Jensen Huang. Huang lässt sich von Mitarbeitern E-Mails mit den fünf wichtigsten Themen zuschicken, an denen sie momentan arbeiten. Das stärkt die Ausrichtung auf die wichtigsten Hebel.
Außerdem hilft es bei der Begrenzung. To-dos überfrachten leicht und es frustriert, wenn du jeden Tag nur einen Bruchteil erledigst. Meine Erfahrung zeigt, dass es unrealistisch ist, mehr als fünf wichtige Aufgaben pro Tag zu erledigen. Oft schaffe ich nicht mal drei.
Tipp: Sei spezifisch. Rechts dürfen grobe To-dos stehen, aber links sind spezifische nächste Schritte besser. So muss dein Gehirn nicht nachdenken („Wie fange ich an?“). Statt „E-Mails beantworten“ schreibst du auf die linke Seite „Excelauswertung für E-Mail von XY vom 11.11.“.
Sobald ich To-dos abarbeite, streiche ich sie mit einem Rotstift durch. Das ist ein super Gefühl. Nur wegen Rotstiften könnte ich Lehrer werden. Sollte ich eine Aufgabe nicht schaffen, streiche ich sie blau durch und übertrage sie auf den nächsten Tag.
Zuletzt trage ich auch Termine in die Tagesübersicht ein, um To-dos realistischer zu planen. Ein zweistündiger Zahnarzttermin schränkt schließlich ein, wie viel man an einem Tag erledigen kann.
Zusätzliche Notizseiten.
Am Ende des Planers befinden sich meist noch ein paar Notizbuchseiten. Diese nutze ich unterwegs als Auffangbecken für spontane Gedanken oder To-dos und um mein Lesen und Schreiben zu gamifizieren (anderes Thema für einen anderen Artikel).
Warum System 2 funktioniert.
System 2 ist das funktionale Gegenstück zu System 1 und stellt aus folgenden Gründen die perfekte Ergänzung zu meinem A5-Notizbuch dar:
Ordnung im Chaos
System 1 ist chaotisch, denn wie John Lennon in Darling Boy sang: „Das Leben ist das, was passiert, während du beschäftigt bist, andere Pläne zu schmieden.“
System 2 bündelt das Chaos und bringt Ordnung in mein Leben. Es versucht, aus dem Datenmaterial der Gegenwart einen Plan für die Zukunft zu schmieden.
So erlaubt es mir, mich im Alltag schnell zu orientieren, auf Änderungen zu reagieren und so die nächsten Tage und Wochen vorauszuplanen.
Kognitive Entlastung
System 1 hält Ideen und Gedanken fest, damit ich sie wiederfinden kann. Das entlastet mich. System 2 erfüllt dieselbe Funktion für Termine und To-dos und das hilft, von ihnen loszulassen.
Vor allem unvollständige Aufgaben besitzen das Potenzial, die Aufmerksamkeit zu dominieren und auch nach Feierabend im Kopf herumzuschwirren. Dieses Phänomen heißt „Zeigarnik-Effekt“. Du kennst ihn bestimmt:
Ausgerechnet dann, wenn dein Kopf das Kissen berührt und du ins Land der Träume entfliehen willst, fängt dein Gehirn an, darüber zu plappern, was du heute alles vergessen hast. Erholung geht anders.
Der Trick: Erstelle durch ein Feierabendritual am Ende des Tages in 10-20 Minuten eine Übersicht, welche Aufgaben am nächsten Tag anstehen. Das To-do ist damit notiert und der Planer wird dich am nächsten Tag daran erinnern. Dein Gehirn kann loslassen.
So sickert die Arbeit seltener in die Freizeit (mehr solcher Tricks findest du hier).
Ein gesunder Gegenpol
Vielleicht denkst du nach diesem Artikel, ich wäre ein ordentlicher Mensch. Ich betreibe schließlich einen gewissen Aufwand, um mich zu organisieren.
Die Wahrheit ist jedoch, dass ich genau das Gegenteil bin. Ich bin ein Chaot. Tische sind für mich Ablageflächen für alles mögliche. Und wenn ich etwas finden will, dann frage ich meine Freundin.
Was mir an Ordnung fehlt, besitze ich dafür an Fleiß. Und das ist gut so, denn mein Fleiß muss oft für meine Unordnung aufkommen. Ganz nach dem Motto: „Wer aufräumt, ist nur zu faul zum Suchen.“
Doch trotzdem glaube ich, dass vor allem unordentliche Menschen von etwas Ordnung im Leben profitieren können. Und deshalb ist System 2 ein gesunder Gegenpol zu meiner Persönlichkeit.
Zur Freude meiner Freundin muss ich sie mittlerweile zumindest nicht mehr fragen, ob ich an einem bestimmten Tag schon etwas vorhabe. Das sagt mir mein Kalender.
Happy wife, happy life. Wenn ich jetzt noch meinen Schlüssel finden könnte…
Synthese beider Systeme.
Nun kennst du beide System. Sie sind nicht perfekt, aber die Antwort auf meine Bedürfnisse. Freiheit auf der einen, Struktur auf der anderen Seite. Gedanken hier, konkrete To-dos dort. Beide Systeme greifen ineinander wie der Zahnriemenantrieb an einem Fahrrad.
Meine Erfahrung zeigt, dass digitale Tools in der Planung nicht für jeden funktionieren. Wenn du also lieber Papier und Stift verwendest, dann tu das. Analoge Planung ist noch lange kein Relikt. Doch tu es mit Bedacht.
Als ich mir den ersten Planer gekauft hatte, wollte ich ihn möglichst effizient nutzen. Ich entwarf ausgeklügelte Trackingsysteme. Jede Seite musste eine konkrete Funktion erfüllen.
Doch als ich mit der Pflege nicht hinterherkam, rührte ich den Planer schuldbewusst nicht mehr an. Mein Produktivitätswahn war kontraproduktiv.
Durch das Überdenken verderben wir uns manchmal selbst die Aspekte unseres Lebens, die uns erfüllen. Wenn also eine Idee in der Praxis nicht funktioniert, verwirf sie. Reduziere deine Planung auf ein Minimum.
Es fällt uns meistens leichter, etwas hinzuzufügen, als etwas wegzulassen. Die Kunst ist das Reduzieren auf das Nötigste. Das gilt für digitale Tools genauso wie für analoge Planung.
„Vollkommenheit entsteht offensichtlich nicht dann, wenn man nichts mehr hinzuzufügen hat, sondern wenn man nichts mehr weglassen kann.“
Antoine de Saint-Exupéry
Analoge Planung gegen digitalen Stress
Nach mehreren Jahren und einigen Versuchen der digitalen Organisation bin ich bei einem simplen Notizbuch in Verbindung mit einem Wochenplaner gelandet. In der Essenz nicht mehr als Stift und Papier.
Letztlich ist es eine Frage des Geschmacks. Papier funktioniert für mich besser als ein Smartphone, bringt Achtsamkeit in meinen Tagesablauf, lässt mich kreativ denken und fühlt sich verdammt gut an.
Der Aufwand schützt meine Freizeit und fördert meine Entspannung. Und das ist es mir wert.
Und ich hoffe, mein System tut das Gleiche für dich.
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Quellen
- Oakley, B. A. (2014). A mind for numbers: How to excel at math and science (even if you flunked algebra). Jeremy P. Tarcher/Penguin.
- Newport, C. (2023). Konzentriert arbeiten: Regeln für eine Welt voller Ablenkungen (J. T. A. Wegberg, Übers.; 7. Auflage). Redline Verlag.
